Usando iPad en el trabajo

A menudo se dice, de hecho la propia Apple asi lo vende, que el iPad es el perfecto dispositivo multimedia, y no es algo con lo que este de acuerdo, sin embargo no por ello deja de ser también el casi perfecto dispositivo para el ámbito laboral. Muy a mi pesar, en mi caso mi productivad se ve muchas empañada por la filosofía empresarial que impera en mi trabajo acerca de seguridad y redes. filosofía que puedo llegar a comprender en ciertos casos pero que en otros no comparto y que lleva a tener que buscarse arreglos para poder sacar un buen partido al tiempo. Otras limitaciones vienen dadas por las herramientas trabajo que se usan y las que se pueden o no usar.

Para que os hagáis una idea el escenario en el que me muevo tiene acceso restringido a internet, en principio sin acceso a Gmail, no esta soportado el Evernote y se utiliza como gestor de correo el Lotus Notes.

Para mi gestión de Calendario y contactos utilizo Mobile Me, lo uso tanto para asuntos personales como profesionales ya que no me gusta la idea de llevar dos agendas. Hasta la fecha mi principal herramienta era el iPhone, sin embargo eso suele ser bastante incomodo (el pasar de un PC a un pequeño teléfono cada 10 min no es lo mejor del mundo, por muy bueno que sea el teléfono) así que para solucionar la papeleta tiraba de la web de Mobile Me, algo bastante incomodo (me gusta usar app nativas siempre que sea posible), bastante lento (a pesar de las mejoras sufridas recientemente Me no es un galgo precisamente) y que supone sacrificar las posibles notificaciones (no pasa nada ya que saltan en el iPhone, pero da rabia) y sobre todo la posibilidad de crear dichas notificaciones (no se porque Apple no da esa opcion, de hecho me ha supuesto perderme un par de alarmas).

Muchas veces las tareas vienen dadas por Lotus Notes, donde ademas SI se pueden crear alarmas, asi que dado que Mobile Me no permite sincronización con Notes (algo que seria muy de agradecer), y como intento de usar una Aplicacion nativa, decidí usar gmail como intermediario y sincronizar calendarios entre gmail y Mobile me en casa con Spanning Syc y en el trabajo entre Notes y Gmail con AweSync. Las ultimas versiones de AweSync permiten sincronizar tambien los contactos pero dado como funciona el propio Notes esta opcion me ha traido mas problemas que ventajas asi que no uso dicha sincronizacion.

Por otro lado para gestión de tareas y notas sabéis que uso Evernote, programa al que accedo desde el iphone y por ahora tambien desde el PC aunque no se cuanto tiempo podre disfrutar de ello asi que tenia el acceso desde la Web en la recamara, y es que si bien para crear tareas el iphone es genial, para la gestión de notas y tareas no es la mejor opción, motivo por el que tiro del PC o la Web.

Por suerte ha llegado el iPad para solucionarme la vida, y es que desde el puedo gestionar los contactos y calendarios de una manera infinitamente mas cómoda y rápida que el iPhone (su velocidad y pantalla son claves), prácticamente como si estuviera en un ordenador (de hecho es mas cómodo que en un ordenador), y por supuesto con perfecta sincronización con Mobile Me. Para optimizar el proceso lo ideal es crear como mínimo un calendario especifico para el trabajo y otro para casa. En mi caso ya los tenia creados de antes pero lo recalco por que creo que es vital de cara a una buena organización y no mezclar eventos de distintos tipos.

Ahora mismo cuando tengo que mirar el teléfono de alguien para llamarle desde el fijo lo hago en el iPad, cuando tengo que añadir o modificar un evento en un calendario lo hago en el iPad, etc… ni os imagináis lo comodo que es, mucho mas incluso que en un sobremesa,¿y el iPhone? relegado a su tarea natural: la movilidad pura, y es que por mucho que un iPad sea muy apropiado para movilidad, no siempre se lleva bajo el brazo (lo suelo tener en mi mesa de trabajo y lo saco para ir a reuniones y por supuesto para desplazamientos a casa o donde sea), el iPhone por contra si que esta siempre en el bolsillo, si vas por el pasillo y un compañero me pide algo lo apunto en el iPhone, si surgen reuniones espontaneas todo para el iPhone, una llamada informando de algo..al iPhone, y todo con la tranquilidad de que cualquier cambio sobre el iPhone lo veré luego reflejado en el iPad.

Ademas la app de Evernote para iPad es genial, permitiendo una gestión de las notas mucho mejor que el iPhone y que si bien es cierto que no es tan rápida de usar como en un ordenador si que sirve para salir airoso de la carencia de Evernote en el PC. Ademas Evernote en el iPad me ha permitido sustituir el cuaderno físico de notas que llevaba a las reuniones, ahorrando papel y ganando en organización ya que tengo una libreta de Evernote solo para las reuniones. Por desgracia la toma de notas es mediante teclado virtual algo que no siempre es suficiente aunque tengo entendido que Evernote trabaja en poner la opción de notas manuscritas. En mi caso la funcionalidad actual de Evernote es suficiente pero si en vuestro caso tenéis necesidad de notas manuscritas os recomiendo un maginifico articulo de Mahjong donde enfoca el iPad hacia la productividad, donde habla de soft especifico para estos menesteres (y donde menciona algo que no me esperaba, y es que hay trabajos donde estan las cosas aun mas capadas que en el mio,jeje), así como otro articulo en el que habló de su primer día laboral con el iPad .

En caso de necesitar llevar algún documento a reuniones, o mas común aun, necesidad de leer algún documento, es tan sencillo como subirlo a la web de Dropbox (sorprendemente no esta capada) y desde el iPad importar dicho fichero, de esta manera se ahorra una vez mas una importante cantidad de papel, ademas de tener disponible cualquier documento que sea necesario, e incluso pudiendo editar dicho documento directamente en la reunión mediante la aplicación QuickOffice HD o Documents2Go.

Por supuesto todo lo que he comentado es mi situación particular, de cara a la empresa hay muchas mas opciones en función de las necesidades de cada uno. En el mencionado post de Mahjong podéis ver otros ejemplos, pero por ejemplo usáis Gmail como centro de vuestro universo 2.0 os ahorrareis algunos problemas con Mobile Me a cambio de sacrificar algo de integración con vuestros Mac pero dispondréis de acceso a todos los servicios de google en vuestro iPad.

Y no hay que olvidar que si tenéis el modelo 3G podréis tener acceso siempre a vuestro correo aunque este capado en el trabajo claro :), de hecho en mi caso al no tener Wifi en el trabajo era obligatorio el 3G para poder sacarle autentico partido.