Sincronización Máxima 8 y 9 (Notas + Tareas)

Tras la friolera de 2 meses parado este mini curso, por lo que debo disculparme antes de nada, continuamos el curso de sincronizacion maxima,esta vez con un nuevo capitulo doble y  acercandonos practicamente al final.

Capitulo 1: Introducción
Capitulo 2: Correo Electrónico
Capitulo 3: Marcadores (Bookmarks) y Password
Capitulo 4: Feeds
Capitulo 5: Agenda
Capitulo 6: Calendario
Capitulo 7: Datos (Archivos)
Capitulo 8: Notas
Capitulo 9: Tareas
Capitulo 10: Cuando todo falla, el control remoto, no es sincronización ,pero al menos accedes a la información que es el objetivo de la sincronización a fin de cuentas
Capitulo 11: Screencast

Introducción

De nuevo estamos ante un capitulo doble, el motivo es que la aplicación que voy a recomendar para tener sincronizadas ambas cosas es la misma: Evernote, aplicacion bastante conocida especialemtne entre los seguidores de el Blog de Thinkwasabi.

La importancia de la sincronización

Si bien en el caso de las notas es algo que se puede «dejar pasar» y no tenerlas sincronizadas a pesar de ser muy  recomendable hacerlo , la habitual importancia de la sincronizacion toma un especial matiz en el tema de tareas ya que si somos un poco ordenados serán las listas que nos recuerden las cosas pendientes que tenemos que hacer.

Tareas = Notas con cosas a realizar

El titulo de esta sección es tan solo para indicar que una tarea, lejos de ser algo especial, se puede considerar como una nota mas, normal y corriendo, con la única diferencia  de que indica un trabajo a realizar y deben ser tenidas en cuenta en todo momento como tal.

Esto aunque pueda parecer un poco engorroso al principio nos dara una gran versatilidad de cara a las tareas ya que lo habitual suele ser tener las tareas como un listado de cosas ordenados como mucho por orden de importancia. Al ser tratadas como notas nos da mucha mas flexibilidad como veremos mas adelante.

Tipos de Notas (y Tareas)

Como sabréis, mientras que las tareas suelen estar limitadas a listas (aunque en nuestro caso no sera asi), las notas suelen ser mucho mas diversas, y Evernote soporta todas y cada una de ellas. Notas de Texto, de voz, de video, imagenes,etc… aunque una cosa es soportarlas y otra que permita grabar todo ello desde cualquier platarforma, y es que ese es el unico «pero» que se le puede poner al Evernote.

Podemos grabar un vídeo y anexarlo a una nota, pero no grabar un vídeo directamente. Podemos grabar notas de voz desde las versiones móviles, pero no desde las de escritorio, y asi tenemos varios casos, que según estemos en un dispositivo u otro, unas veces por limitaciones propias del dispositivo (es logico que solo podamos meter texto a mano alzada desde pantallas táctiles), y otras de forma inexplicable (no poder grabar un video desde una webcam por ejemplo).

Sincronizando con la nube

Se cual sea nuestra la fuente de nuestra nota, lo importante es que podremos consultarla desde cualquier ubicación ya que tan pronto la escribamos sera subida a los servidores de Evernote y se replicara en el resto de dispositivos conectados ya sea Mac, Windows, iPhone (ipod Touch), Palm pre, Blackberry, symbian (a traves de un widget no oficial) o Android (a través de una web especialmente adaptada). Lamentablemente no hay versiones por ahora para Linux aunque también disponen de interface Web bastante eficiente.

Como diferencias Tareas y Notas:

Evernote dispone de lo que llama «Notebooks», que son carpetas donde almacenar distintas notas y tenerlas ordenadas por categorias, esto permite por ejemplo tener juntas en un unico sitio las notas de listas de la compra y en otros nuestras nominas escaneadas por ejemplo. Esto mismo sirve para diferencias Tareas de notas, pudiendo crear una carpeta llamada «Tareas» en donde almacenaremos las cosas que tenemos que hacer y estando separadas del resto. Un truco es tener la o las carpetas de tareas en primera posicion (las carpetas se ordenan automaticamente por orden alfabetico), para ello pondremos una @ delante, de manera que la carpeta @tareas estara siempre en primer lugar.

En caso de utilizar la gestión de tareas GTD (Metodologia que se escapa a la idea que se quiere exponer en este curso) podremos diferencias las carpetas de tareas de las notas normales por la @, teniendo @URGENTES @HOY @MAÑANA @ALGUN DIA, etc… siempre en la parte superior.

Limitaciones de Evernote:

En realidad la limitación esta en el dinero que quedamos gastarnos ya que hay una versión gratuita que nos permitirá hasta 4 Mb de transferencia al mes, algo suficiente en la mayoría de casos, pero si necesitamos mas siempre podremos contratar la cuenta premium desde 5$ al mes.

Alternativas:

Todo lo mencionado esta pensado para ser usado con Evernote, un software muy versátil y multiplataforma, pero hay otras alternativas que aunque son mas limitadas (o especializadas en segun que casos) pueden servirnos tan bien o mejor para algunas cosas que Evernote, o incluso compaginarlo con este.

– Things: Aplicación de pago limitada solo a usuarios Mac y con iPhone, es un completo gestor de tareas y proyectos basado en la filosofía GTD. Solo nos sera util, eso si, para tareas, dejando el uso de Notas a otros productos.

– Remember The Milk: Aplicacion de pago similar en concepto a Things, en esta ocasion esta menos limitado ya que dispone de una aplicacion Web, asi como versiones moviles para  iPhone, windows mobile, blackberry y Android. De nuevo centrado en gestion de tareas y proyectos basado en la filosofía GTD. Solo nos sera util, eso si, para tareas, dejando el uso de Notas a otros productos. En el caso de esta aplicacion ademas tiene la ventaja de que se integra perfectamente con Google Calendar y gMail de manera que nos avisara de las cosas que hay que hacer y cuando hay que hacerlas.

– google To-Do: Google nos ofrece en Gmail la posibilidad de crear una lista de tareas y ponerle fecha de vencimiento. Pensado para una lista de tareas sencilla servirá a aquellos que no requieran mayor integración. Ademas estarán disponibles desde cualquier sitio y sincronizadas con Android.

– Aplicaciones nativas de dispositivos: la gran mayoría de dispositivos móviles integran aplicaciones nativas de notas y tareas que se sincronizan con los ordenadores cuando se conectan. Son bastante limitadas ya que suelen depender de conexiones físicas de manera que no es como en los casos anteriores, inmediato estés donde estés, pero a usuarios básicos les puede ser suficiente.

Conclusiones:

Como casi siempre, cada clase de personas tiene su aplicación, la opción Evernote es la mas generalista, las especificas de GTD para el que requiere cosas mas concretas, y las de Google o locales para los mas básicos, sea cual sea, sabiendo que tendrás siempre disponible tu información en varios lugares sin depender de un único dispositivo.